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Politique de l'ACEI en matière de confidentialité - Version 2.0 (11 décembre 2012)

L’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (l’« ACEI ») s’efforce de préserver la confidentialité des renseignements personnels dans le cadre de toutes ses activités et de l’administration du registre de noms du domaine de tête de code de pays du Canada (le « registre »). À ce titre, nous avons établi la présente politique de confidentialité qui décrit la manière dont l’ACEI recueille, utilise, communique ou traite par ailleurs les renseignements personnels qui se trouvent en sa possession et sous sa garde.

Définitions

Tous les termes et expressions importants utilisés dans la présente politique qui n’y sont pas définis ont le sens qui leur est donné dans le règlement nº 1 de l’ACEI.

demandeur chargé de l’application d’une loi – désigne un membre d’un organisme d’application de la loi ou d’un organisme veillant à la sécurité nationale qui constitue un organisme gouvernemental ou qui est rattaché à un tel organisme, qui a démontré le pouvoir légitime dont il dispose pour obtenir les renseignements et qui respecte toutes les obligations prévues dans la politique intitulée « Demande de divulgation de renseignements de titulaire pour l’application de la loi et de la sécurité nationale - Règles et procédure ».

enregistrement d’un nom de domaine – désigne l’enregistrement par l’ACEI d’un nom de domaine dans le registre, au nom du titulaire, aux termes de la convention d’enregistrement - Titulaires.

fournisseur de services en matière de règlement de différends – désigne un fournisseur de services en matière de règlement de différends autorisé par l’ACEI à conduire une procédure en vue du règlement d’un différend.

nom de domaine – désigne un nom de domaine ou de sous-domaine .ca.

personne - désigne une personne physique, une société par actions, une société de personnes, une fiducie, un organisme sans personnalité morale, une association ou un club, le gouvernement d’un pays ou d’une subdivision politique de celui-ci, un organisme ou un ministère d'un tel gouvernement, toute personne physique ou morale mentionnée dans les Exigences en matière de présence au Canada applicables aux titulaires (telles qu’elles sont définies dans les PRP relatives au registre applicables) et les exécuteurs testamentaires, administrateurs successoraux ou autres représentants légaux d'une personne physique, ayant une telle capacité.

personne-ressource en matière de services administratifs - désigne la personne nommée dans les renseignements relatifs à l’enregistrement comme la personne responsable de ou des enregistrements de noms de domaine du titulaire.

personne-ressource en matière de services techniques – désigne la personne dont le nom peut figurer dans le registre à titre de personne-ressource en matière de services techniques à l’égard d’un enregistrement de nom de domaine donné.

.ca - désigne le domaine de tête de code de pays du Canada sur Internet.

PRP relatives au registre - désigne les politiques, règles et procédures relatives aux titulaires, aux registraires et aux enregistrements de nom de domaine, telles que celles-ci peuvent être modifiées ou adoptées de temps à autre par l’ACEI et qui peuvent être consultées sur son site Web.

registraire inscrit - désigne le registraire inscrit au registre en tant que registraire d’un enregistrement de nom de domaine particulier, autre que l'ACEI. Aux fins des PRP du registrie, en aucun cas l'ACEI n'agit comme registraire inscrit.

registraires - désigne les personnes agréées par l’ACEI à l’occasion pour offrir des services d’enregistrement de noms de domaine au sein du système de noms de domaine Internet .ca.

registre – désigne le registre des noms de domaine Internet .ca qui est tenu par l’ACEI.

représentant autorisé - désigne, dans le cas d’un titulaire qui n’est pas un particulier, un représentant du titulaire qui : i) est un employé de celui-ci; ii) est membre du conseil d’administration de celui-ci; iii) est membre du conseil des gouverneurs de celui-ci; ou iv) est autorisé à lier le titulaire, dans la mesure où cette autorisation ne se limite pas aux questions liées aux noms de domaine.

site Web – désigne le site www.cira.ca ou tout autre site de l’ACEI que celle-ci peut créer à l’occasion.

titulaire – désigne une personne qui figure dans le registre à titre de titulaire d’un nom de domaine.


Collecte et utilisation des renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels dans les situations suivantes :

  • vous enregistrez un nom de domaine .ca;
  • vous vous inscrivez pour devenir membre de l’ACEI;
  • vous soumettez un différend en vue de son règlement;
  • vous participez à des sondages, à des concours, à des consultations publiques, à des événements ou à des activités;
  • vous visitez notre site Web;
  • vous présentez une demande d’emploi sur notre site Web; et
  • vous communiquez avec notre service à la clientèle ou entrez par ailleurs en communication avec nous ou avec un de nos fournisseurs de services pour nous faire part d’un commentaire, d’une question ou d’une plainte.

Enregistrement de nom de domaine

Lorsque vous enregistrez un nom de domaine .ca, le registraire nous fait parvenir des renseignements vous concernant, comme votre nom, votre statut de citoyen ou de résident canadien et certaines coordonnées pour la base de données WHOIS.

Les renseignements qui nous sont transmis par votre registraire comprennent les suivants:

  • votre nom;
  • votre statut de citoyen canadien, de résident permanent, de représentant juridique ou d’autochtone;
  • votre nom de domaine;
  • l'adresse IP du serveur de nom principal et du serveur de nom secondaire et, s’il y a lieu, des serveurs de nom tertiaire, quaternaire, quinaire et sénaire pour chaque enregistrement de nom de domaine, ainsi que les noms de domaine correspondant à chacun de ces serveurs;
  • les renseignements suivants pour la base de données WHOIS (selon la définition ci-après à la rubrique « Service WHOIS »):

L’ACEI a besoin des renseignements relatifs à l’enregistrement vous concernant dans le cadre de la gestion et de l’administration du registre ainsi que dans le cadre de la mise en œuvre, de l’exécution et de la mise en application des politiques, règles et procédures relatives au registre applicables. Nous pouvons utiliser les renseignements relatifs à l’enregistrement vous concernant pour communiquer avec vous au sujet des questions liées à l’enregistrement de noms de domaine, pour faciliter le règlement d’un différend ou pour vous faire part d’autres questions liées à l’enregistrement de votre nom de domaine ou au fonctionnement du registre. Nous utiliserons également vos coordonnées pour vous transmettre des communications obligatoires de l’ACEI et vous faire parvenir toute correspondance qui vous est transmise par un tiers par notre entremise.

Adhésion

Si vous souhaitez devenir un membre de l’ACEI, nous recueillons des renseignements à votre sujet, comme votre nom et vos coordonnées.

Les renseignements recueillis auprès des membres de l’ACEI comprennent:

  • votre nom, adresse postale, numéro de téléphone et adresse de courriel;
  • votre nom de domaine;
  • la déclaration d’un répondant ou une copie d’une pièce d’identité avec photo émise par un organisme gouvernemental.

Nous recueillons ces renseignements afin de maintenir un registre des membres de l’ACEI, de confirmer votre identité, de nous acquitter des affaires de l’ACEI qui concerne les membres et de nous conformer à la loi. Nous pouvons également utiliser les renseignements fournis à votre adhésion afin de vous joindre au sujet de toute question liée aux membres de l’ACEI. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir les courriels non obligatoires destinés aux membres en communiquant avec l’ACEI à l’adresse Se.desabonner@acei.ca. Plus de précisions sur l’adhésion à l’ACEI sont données à la page d’accueil des membres de l’ACEI.

Participation à des sondages, à des concours, à des consultations publiques, à des événements ou à des activités

Nous pouvons vous offrir de participer à nos sondages, concours, consultations publiques, événements ou activités. À cet égard, nous pouvons recueillir des renseignements qui vous identifient (comme votre nom et vos coordonnées, ainsi que tout renseignement que vous donnez à l’occasion d’un appel à commentaires ou dans des documents connexes) pour gérer votre participation au sondage, au concours, à la consultation publique, à l’événement ou à l’activité. Nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous envoyer de l’information dans le cadre de ces activités. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir ces courriels en communiquant avec l’ACEI à l’adresse Se.desabonner@acei.ca.

Lorsque vous participez à un sondage de l’ACEI, les renseignements obtenus sont utilisés sous forme de données d’ensemble non identifiables. Nous utilisons ces renseignements pour mieux comprendre nos titulaires et les membres de l’ACEI, ce qui nous permet d’améliorer les services que nous offrons, et les événements.

Différends relatifs aux noms de domaine

Si vous enclenchez un processus de règlement des différends portant sur un nom de domaine auprès de l’ACEI, nous recueillons des renseignements dans votre plainte et dans les documents soumis à l’appui de celle-ci. Des renseignements permettant de vous identifier (comme votre nom et vos coordonnées) ainsi que tout autre renseignement dont nous pourrions avoir besoin pour gérer le processus de règlement des différends pourraient vous être demandés.

Les renseignements recueillis dans le cadre d’un processus de règlement des différends comprennent ce qui suit:

  • le nom, l’adresse postale, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du plaignant;
  • le nom et les coordonnées de tout représentant autorisé à agir au nom du plaignant.

Emplois à l’ACEI

Nous pouvons faire l’annonce de perspectives d’emploi sur notre site Web. Dans le cadre d’une demande d’emploi ou en réponse à des questions s’y rattachant, vous pouvez nous fournir des renseignements qui vous identifient (comme ceux qui figurent dans un curriculum vitae, une lettre d’accompagnement ou d’autres documents analogues qui sont liés à l’emploi). Nous utilisons ces renseignements afin de traiter votre demande d’emploi et d’y répondre.

Service à la clientèle

Si vous communiquez avec notre service à la clientèle ou communiquez par ailleurs avec nous ou avec un de nos fournisseurs de services pour obtenir de l’aide, faire un commentaire, poser une question ou déposer une plainte, il se peut que nous vous demandions des renseignements qui vous identifient (comme votre nom et vos coordonnées) ainsi que des renseignements supplémentaires dont nous avons besoin pour vous fournir de l’aide ou pour répondre à votre question, à votre commentaire ou à votre plainte. Nous pouvons aussi conserver ces renseignements pour vous aider à l’avenir et pour améliorer notre service à la clientèle.


Divulgation de renseignements personnels

Nous ne divulguerons pas, ne négocierons pas, ne louerons pas, ne vendrons pas et ne transférerons d’aucune autre manière vos renseignements personnels à un tiers, sauf de la façon indiquée dans la présente politique.

Service WHOIS

Dans le cadre de notre administration du registre .ca, nous offrons un service de consultation électronique qui porte le nom de « WHOIS ». Ce service WHOIS est conçu pour fournir une information limitée au sujet des noms de domaine.

Le service WHOIS comporte des options intégrées de protection de la confidentialité qui peuvent servir à limiter les renseignements personnels accessibles par l’intermédiaire du système WHOIS. Pour les titulaires qui sont des particuliers (par opposition à des organisations), les options de protection de la confidentialité sont activées par défaut et seuls des renseignements personnels limités sont accessibles à des tiers lorsqu’ils font une recherche dans le système WHOIS pour trouver un nom de domaine que vous avez enregistré. Si vous désactivez votre option de protection de la confidentialité, un plus grand nombre de renseignements personnels seront accessibles par l’intermédiaire du système WHOIS. Vos paramètres de protection de la confidentialité peuvent être modifiés en entrant en contacte avec votre registraire.

Lorsque l’option de protection de la confidentialité est activée, les renseignements suivants sont visibles:


Lorsque l’option de protection de la confidentialité est DÉSACTIVÉE, les renseignements suivants sont visibles:

Renseignements sur le titulaire:

Renseignements sur le nom de domaine:

Renseignements sur la personne-ressource en matière de services administratifs et renseignements sur la personne-ressource en matière de services techniques:

  • nom;
  • adresse postale;
  • numéro de téléphone;
  • numéro de télécopieur;
  • adresse de courriel;

Si vous êtes un titulaire qui n’est pas un particulier, les renseignements qui seront accessibles au moyen du système WHOIS seront les mêmes que ceux d’un titulaire qui est un particulier et dont l’option de protection de la confidentialité est DÉSACTIVÉE. Les titulaires qui ne sont pas des particuliers peuvent demander à l’ACEI, par écrit, que les renseignements mentionnés précédemment ne soient pas communiqués au public par l’intermédiaire du service WHOIS. Dans une telle demande écrite, le titulaire qui n’est pas un particulier doit démontrer que son besoin de protéger la confidentialité de ses renseignements est légitime et que ce besoin est supérieur à ceux des autres titulaires de l’ACEI qui ne sont pas des particuliers, en raison de la nature de ses opérations et activités qui, si elles étaient divulguées par l’intermédiaire du service WHOIS, porteraient probablement préjudice à des particuliers ou à ce titulaire.

L’ACEI se réserve le droit de décider dans chaque cas si le titulaire qui n’est pas un particulier répond aux critères et sera autorisé à déroger à la norme de divulgation des renseignements dans le système WHOIS. Si l’ACEI donne suite à la demande, les renseignements de ce titulaire qui sont accessibles par l’intermédiaire du service WHOIS ne seront divulgués, par la suite, que conformément aux modalités de divulgation applicables aux titulaires qui sont des particuliers.

Différends relatifs aux noms de domaine et application de la loi

L’ACEI a établi des politiques de divulgation de renseignements relatifs à l’enregistrement pour les différends relatifs aux noms de domaine et pour l’application de la loi.

(i) Différends relatifs aux noms de domaine

L’ACEI a établi deux politiques intitulées « Règles et procédures d’accès à l’information » et « Demande de divulgation de renseignements de titulaire – Règles et procédures », qui traitent de la divulgation dans le cadre de différends portant sur les noms de domaine.

Aux termes de la politique intitulée « Règles et procédures d’accès à l’information », l’ACEI fournira à la personne qui le demande sur le formulaire applicable la liste des noms de domaine .ca enregistrés au nom d’un titulaire ou au nom du même titulaire qu’un nom de domaine indiqué par l’auteur de la demande, même si l’identité du titulaire est inconnue. Cette mesure vise à aider les détenteurs de droit qui sont de bonne foi à établir les violations de droits de propriété intellectuelle.

Aux termes de la politique intitulée « Demande de divulgation de renseignements de titulaire – Règles et procédures », l’ACEI peut fournir à la personne qui le demande sur le formulaire applicable certains renseignements sur le titulaire qui ne sont pas accessibles au public par l’intermédiaire du service WHOIS de l’ACEI.


Si un nom de domaine que vous avez enregistré fait l’objet d’une procédure aux termes de la Politique de règlement des différends de l’ACEI, il se peut que vos renseignements personnels soient aussi divulgués au fournisseur de services en matière de règlement de différends compétent pour faciliter le processus de règlement du différend.

(ii) Demandes provenant d’un demandeur chargé de l’application de la loi

L’ACEI a établi une politique intitulée « Demande de divulgation de renseignements de titulaire pour l’application de la loi et de la sécurité nationale – Règles et procédures », qui traite de la divulgation à des fins d’application de la loi. Aux termes de cette politique, l’ACEI fournira à un demandeur chargé de l’application de la loi qui le demande sur le formulaire applicable des renseignements sur le titulaire qui ne sont pas accessibles au public par l’intermédiaire du service WHOIS de l’ACEI.

Renseignements divulgués au demandeur chargé de l’application de la loi:


(iii) Notification

Si des renseignements sur un titulaire sont divulgués aux termes de la politique intitulée « Demande de divulgation de renseignements de titulaire – Règles et procédures » ou de la politique intitulée « Demande de divulgation de renseignements de titulaire pour l’application de la loi et de la sécurité nationale – Règles et procédures », à moins que la loi ne l’interdise, au moins trente (30) et au plus soixante (60) jours après la divulgation des renseignements personnels, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour envoyer un courriel à l’adresse de courriel de la personne-ressource en matière de services administratifs du titulaire pour le ou les enregistrements d’un nom de domaine pertinents indiquant:

  • quelles parties des renseignements nous avons divulguées;
  • à qui nous les avons divulguées.

Ententes avec les fournisseurs de services

Nous pouvons transférer (ou rendre autrement accessibles) vos renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services pour notre compte. Par exemple, nous pouvons recourir à des fournisseurs de services pour héberger notre site Web, exploiter certaines de ses fonctions, envoyer des courriels, présenter nos sondages et concours, effectuer des recherches sur la clientèle et gérer et analyser des données.

Avant de transférer (ou de rendre autrement accessibles) des renseignements personnels à des fournisseurs de services indépendants, l’ACEI conclut une convention avec le fournisseur de services aux termes de laquelle ce dernier est tenu d’utiliser les renseignements personnels uniquement pour fournir le service et de maintenir des mesures de sécurité et de confidentialité au moins aussi rigoureuses que celles de l’ACEI. Nos fournisseurs de services reçoivent les renseignements dont ils ont besoin pour exercer les fonctions qui leur sont attribuées et nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels pour leurs propres besoins, notamment aux fins de commercialisation.

Obligations juridiques

L’ACEI peut fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition ou selon ce qui est par ailleurs requis par la loi applicable. Nous pouvons aussi divulguer des renseignements personnels au besoin pour établir des réclamations juridiques, les présenter ou nous y opposer.

Renseignements sur le site Web

Lorsque vous visitez notre site Web, le serveur Web enregistre des adresses IP, le site Web orienteur et des renseignements connexes concernant les demandes présentées.

Témoins

Nous pouvons utiliser des témoins afin d’assurer un accès facile et pratique à notre site. Le témoin est un minuscule élément de donnée que notre site Web transmet à votre navigateur, qui peut être ensuite stocké dans votre ordinateur. Nous utilisons des témoins sur des pages de notre site Web où nous vous demandons d’ouvrir une session. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin. Cependant, si vous décidez de ne pas accepter des témoins de notre site Web, vous pourriez ne pas pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités offertes par notre site Web. Nous pouvons aussi demander à un tiers de nous aider à recueillir et à analyser les renseignements concernant les secteurs que vous visitez sur le site Web afin d’évaluer et d’améliorer l’expérience client et la convivialité du site Web, et de nous aider à évaluer certains des renseignements particuliers associés à vos visites du site Web.

Mesures de protection

Nous avons mis en œuvre des mesures visant à protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle. Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et matérielles raisonnables afin d’assurer une protection contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle. Ces mesures de protection incluent des coupe-feux et des logiciels antivirus installés sur nos serveurs et la formation de notre personnel.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle, de les mettre à jour et de corriger les inexactitudes qu’ils contiennent en communiquant avec nous par courriel ou par écrit aux coordonnées indiquées ci-dessous. Dans le cours normal des activités, si vous demandez d’accéder aux renseignements relatifs à votre enregistrement d’un nom de domaine, de les mettre à jour ou de corriger les inexactitudes qu’ils contiennent, votre demande est transmise directement à votre registraire et nous vous suggérons de lui adresser directement votre demande. Au moment de la présentation de votre demande, il se peut que nous ayons besoin d’autres renseignements de votre part pour vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons.

Changements de la politique en matière de confidentialité

La politique en matière de confidentialité peut être modifiée périodiquement pour tenir compte de changements apportés à nos pratiques relatives aux renseignements personnels. Dans ce cas, la politique en matière de confidentialité révisée sera affichée sur le présent site Web. Nous vous invitons à consulter souvent la présente politique en matière de confidentialité pour obtenir les dernières informations au sujet de nos pratiques relatives aux renseignements personnels.

Coordonnées de la personne-ressource

La présente politique vise à répondre vos questions au sujet de notre politique et de nos pratiques en matière de confidentialité. Pour des renseignements plus détaillés au sujet de nos procédures et pratiques, veuillez communiquer avec notre chef du Service de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante:

Chef du Service de la protection des renseignements personnels
Autorité canadienne pour les enregistrements Internet
350, rue Sparks, bureau 306
Ottawa (Ontario)
K1R 7S8
privacy@cira.ca