Lettre au comité des mises en candidatures

À la suite d’un sondage annuel sur les compétences du conseil d’administration, le conseil d’administration de CIRA soumet une lettre au comité des mises en candidaturesqui décrit les compétences et l’expérience nécessaires au sein du conseil pour assurer une représentation équilibrée au scrutin électoral. Le comité des mises en candidaturestient compte de cette lettre lors de l’examen des candidatures et de la sélection des candidats ; comme le devraient les membres lorsqu’ils montrent leur soutien aux candidats et votent pour les candidats.

Le 10 mai 2024
Président·e, comité des mises en candidature
Autorité canadienne pour les enregistrements Internet
979, rue Bank, bureau 400
Ottawa (Ontario) K1S 5K5

Objet : Lettre au comité des mises en candidature

Cher·ères membres du comité des mises en candidature de CIRA de 2024,

Je tiens à vous remercier personnellement d’avoir accepté de siéger au comité des mises en candidature de CIRA. Nous souhaitons vous remercier pour vos contributions stratégiques, car nous pensons qu’elles sont essentielles au travail de CIRA afin de continuer à assurer la confiance du public dans la crédibilité de nos processus de gouvernance. Au cours des dernières années, l’indépendance et la rigueur du processus de mise en candidature ont permis à CIRA de miser sur les meilleurs talents que le Canada a à offrir.

Nous tenons à vous informer que, conformément aux recommandations formulées par le comité des mises en candidature au cours des années précédentes, CIRA a organisé et continuera d’organiser des séances d’orientation pour les nouveaux/elles membres du conseil d’administration et ceux/celles qui prolongent leur engagement. CIRA continuera à s’appuyer sur ce processus et à le développer.

Nous profitons de cette occasion pour vous présenter les grandes lignes de certains de nos domaines de travail actuels et à venir ainsi que des domaines dans lesquels nous avons constaté des besoins.

Contexte

CIRA est régie par un conseil d’administration, constitué de 15 membres, responsable de la gouvernance générale des affaires de CIRA en soutien à la gestion des domaines .CA et à la stratégie au nom de tous les utilisateur·rices et de la communauté Internet du Canada. Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an, et parfois un peu plus souvent. De plus, chaque membre du conseil d’administration siège également à au moins deux comités connexes. Les comités du conseil d’administration sont mis en place pour faciliter son travail et ils relèvent de celui-ci. Les comités se réunissent au moins trois fois par an, et parfois un peu plus souvent. Voici quelques-uns des comités :

1.     Gouvernance
2.     Finances, vérification, investissements et gestion des risques
3.     Rémunération et vérification
4.     Stratégie des services
5.     Investissement communautaire

À l’occasion, le conseil d’administration de CIRA peut décider de créer des comités ad hoc pour aborder un domaine de travail précis et urgent qu’il gère, avec un échéancier défini. En ce qui concerne le travail du conseil d’administration et des comités de travail de CIRA, les candidat·es doivent être conscient·es du temps nécessaire à la préparation des réunions, à l’examen des documents et à la participation active exigée.

Le conseil d’administration de CIRA se compose de :

• Douze administrateur·rices votant·es élu·es par les membres de CIRA.
  • Les élections du conseil d’administration se déroulent une fois l’an par scrutin lors de l’assemblée générale annuelle de CIRA (chaque automne, en septembre).
• Trois conseiller·ères du conseil d’administration sans droit de vote, soit le président et chef de la direction, le fondateur du nom de domaine .CA d’origine et un·e représentant·e du gouvernement du Canada.

Le conseil d’administration de CIRA n’est pas un conseil de démarrage. Son rôle et ses responsabilités sont assujettis aux dispositions des règlements administratifs de CIRA, de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et de ses règlements et autres lois applicables. Le conseil d’administration a pour responsabilité fiduciaire de veiller aux intérêts de CIRA et d’exercer son devoir de diligence et de loyauté dans le cadre de ses activités de surveillance et de prise de décisions stratégiques. Les connaissances et l’appréciation de la communauté multipartite de CIRA sont également utiles. Le conseil d’administration organise, en outre, une séance d’orientation à l’intention de ses nouveaux membres et organise quelques brèves formations de perfectionnement professionnel en groupe tout au long de l’année. Une expérience de gouvernance en conseil d’administration et/ou en haute direction est souhaitable pour pouvoir contribuer stratégiquement à la supervision du travail de la direction dans la mise en œuvre du plan stratégique.

Comité des mises en candidature

Les travaux du comité des mises en candidature sont guidés par la Politique relative aux mises en candidature et aux élections 2024 de CIRA, adoptée par le conseil d’administration de CIRA le 29 février 2024 à la suite de la motion présentée par le comité de gouvernance.

En septembre 2024, il y aura quatre (4) postes vacants au sein du conseil d’administration de CIRA. L’un (1) de ces postes vacants sera pourvu à partir de la liste des membres. Trois (3) de ces postes vacants seront pourvus par des personnes proposées par le comité des mises en candidature. Tou·tes les administrateur·rices élu·es serviront un mandat de trois ans et, comme le stipulent les règlements, les administrateur·rices ne pourront pas servir plus de trois (3) mandats consécutifs de trois ans. La liste des candidat·es du comité des mises en candidature peut comprendre de (5) cinq à (9) neuf personnes qui, selon ce comité, permettront d’obtenir le meilleur équilibre entre les compétences, l’expérience, les antécédents et les caractéristiques personnelles, afin d’optimiser la capacité du conseil d’administration de CIRA à s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités et à offrir un leadership stratégique et une supervision experte. Le nombre de candidat·es à nommer au sein du comité des mises en candidature est déterminé à la discrétion des membres du comité des mises en candidature, sous réserve des restrictions prévues dans les règlements.

Vers l’avenir : croisée des chemins et réflexion

CIRA se trouve à la croisée des chemins, ayant entamé en 2024 la dernière année de son plan stratégique quinquennal. Nous sommes à un moment décisif alors que CIRA peut protéger l’avenir des domaines .CA en s’assurant de disposer de l’équipe, des ressources, de la technologie et de la stratégie nécessaires non seulement pour faire face à la concurrence, mais aussi pour préserver notre mandat et notre mission principale qui consiste à construire un Internet de confiance pour la population canadienne. CIRA a toujours été au centre de l’Internet au Canada. Cependant, compte tenu des changements que nous constatons dans le monde, il est important de comprendre que les enjeux n’ont jamais été aussi élevés et que les occasions n’ont jamais été aussi grandes. CIRA fonctionne à une échelle que nous n’avons jamais vue auparavant, et sa position au sein de l’écosystème Internet signifie qu’elle mène une opération essentielle à la mission de l’économie et de la société du Canada. La mission de CIRA de bâtir un service Internet fiable pour la population canadienne n’est pas seulement un slogan, c’est un fait.

Au début de cette année, les membres du conseil d’administration ont à nouveau répondu au sondage de la matrice des compétences de ce dernier. Cette autoévaluation a donné à chaque membre du conseil d’administration l’occasion d’évaluer ses propres compétences et capacités comme étant avancées, solides ou bonnes, ou encore passables. Il a été demandé aux membres du conseil d’administration de faire preuve d’autocritique dans leur autoévaluation. Le comité de gouvernance a discuté le 2 mai des résultats de cette évaluation et a pris note des points forts autour de la table du conseil d’administration. Quelques domaines de compétences potentielles et de lacunes en matière de compétences ont été relevés (se reporter à l’annexe A).

Besoins du conseil d’administration de CIRA

Le conseil d’administration de CIRA bénéficierait de la contribution continue de candidat·es ayant fait leurs preuves dans la transformation d’organisations par le biais d’innovations, de l’établissement de cultures positives, de la promotion de la durabilité et de la promotion de relations solides ancrées sur la confiance, la collaboration et le respect mutuel. Le conseil d’administration de CIRA est un conseil de stratégie et de surveillance, et non un conseil opérationnel. Le conseil d’administration gère et supervise les responsabilités déléguées à la direction, afin d’assurer une supervision appropriée du rendement et des résultats.

Compétences

Le récent sondage sur les compétences du conseil d’administration lancé par le comité de gouvernance a mis en évidence les deux domaines de compétences essentielles suivants :

1. Des compétences financières et une expérience en matière de finances, de vérification, d’investissements et de surveillance des risques à l’échelle du conseil d’administration et dans le cadre des travaux des comités, y compris une ou plusieurs personnes ayant une expérience actuelle en tant que directeur·rice financier·ère opérationnel·le et possédant des qualifications professionnelles (CPA, CFA, FMVA, etc.). En particulier, CIRA recherche des candidat·es ayant une expérience pratique avancée dans ce domaine.
2. Une expérience juridique et une compréhension des domaines du droit liés aux activités de CIRA, y compris l’Internet, les TI, et la protection des renseignements personnels, etc. Nous croyons que dans un avenir proche ces sujets deviendront de plus en plus importants.

En outre, bien que notre enquête sur les compétences du conseil d’administration n’ait pas mis en évidence de lacunes, compte tenu de sa composition actuelle, nous pensons que la connaissance du système de noms de domaine (DNS) ainsi que de l’écosystème national et mondial dans lequel la mission de CIRA et la mise en œuvre du plan stratégique s’inscrivent est importante. En particulier, CIRA recherche des candidat·es capables d’énumérer des exemples précis et concrets de leur expérience dans le secteur des noms de domaine.

De plus, étant donné le contexte instable dans lequel les technologies Internet évoluent, le rythme des innovations et de la croissance, l’intensité et les répercussions des perturbations ainsi que les coûts de réparation des activités découlant de cybermenaces nationales et mondiales et menées par divers acteurs de la menace, le travail de CIRA visant à protéger l’Internet et les domaines .CA au profit de la population canadienne mérite une attention soutenue. En matière de cybersécurité, le conseil d’administration de CIRA aspire à rester à la fois axée sur l’actualité et sur l’avenir. Afin d’assurer une supervision efficace par le conseil d’administration en matière de gestion des risques liés à la cybersécurité, une sensibilisation continue à l’importance de ses connaissances et de son expertise en matière de cybersécurité est souhaitable.

Diversité et inclusion

Le conseil d’administration de CIRA aspire à l’équité et souhaite que sa composition reflète la diversité de la population canadienne. Le conseil d’administration pourrait tirer profit de la présence de leaders communautaires talentueux·euses et expérimenté·es qui adhèrent à la mission de CIRA, comprennent ce qui a trait au domaine .CA et sont capables et désireux·ses d’investir pour apporter des contributions stratégiques au travail de notre conseil d’administration. En tant qu’entreprise nationale sans but lucratif, nous nous engageons à favoriser au sein de notre conseil d’administration une culture diversifiée et inclusive, exempte de préjugés et de discrimination conscients ou inconscients.

Attributs

Afin d’assurer un bon équilibre et une planification ordonnée de la succession des membres du conseil d’administration, nous souhaitons rester un conseil performant et stratégique, tout en nous engageant dans un processus de renouvellement et de rajeunissement et en renforçant l’efficacité de notre conseil. Nous demandons au comité des mises en candidature de prendre en considération les attributs, y compris les capacités suivantes :

1.     Encourager la collaboration et contribuer à établir un consensus.
2.     Formuler des questions pertinentes et articuler des points de vue avec un raisonnement fondé sur des preuves.
3.     Comprendre les risques et les possibilités stratégiques qui peuvent avoir une incidence sur CIRA et proposer des solutions durables.
4.     Faire preuve de leadership avec une approche créative et novatrice à la résolution de problèmes.
5.     Envisager diverses perspectives, expériences et solutions, dans un esprit d’ouverture et d’amélioration continue.

Représentation régionale

La composition régionale actuelle des membres votant·es du conseil comprend : un·e (1) membre de la Colombie-Britannique, un·e (1) de l’Alberta, huit (8) de l’Ontario et deux (2) de la Nouvelle-Écosse. Parmi les conseiller·ères du conseil d’administration, deux (2) sont originaires de l’Ontario et un·e (1) de la Colombie-Britannique.

Des quatre (4) directeurs dont les mandats expirent à l’AGA à venir, un·e (1) provient de Colombie-Britannique, deux (2) de l’Ontario et un·e (1) de la Nouvelle-Écosse. Nous vous demandons de garder à l’esprit que le conseil d’administration souhaite s’enrichir de talents provenant de l’ensemble du Canada, afin d’assurer une représentation de la communauté multipartite nationale de CIRA.

Bilinguisme

Le conseil d’administration de CIRA continue de mener ses activités exclusivement en anglais. Le sondage sur les compétences du conseil d’administration de cette année a révélé que quatre (4) de ses membres sont parfaitement bilingues et que le nombre de ceux qui comprennent les deux langues officielles du Canada diminue avec l’arrivée à échéance de quatre (4) mandats d’administrateur·rices cette année.

En tant qu’organisation nationale ayant pour mandat de promouvoir et de protéger les domaines .CA partout au Canada au bénéfice de la population canadienne, nous croyons que la présence de personnes talentueuses anglophones et francophones au sein du conseil est importante. Nous sommes attachés à favoriser la diversité dans le leadership éclairé et nous comprenons que la diversité des cultures et des langues nous aide à élargir nos horizons, à développer nos réseaux et nos partenariats et à apprendre des meilleures pratiques de partout au Canada.

Contrôle de diligence raisonnable

Si le comité des mises en candidature estime qu’il est utile ou nécessaire de procéder à des entretiens en personne ou par vidéoconférence, nous serons ravis de le faire. De plus, le processus de vérification des références utilisé au cours des dernières années a permis de vérifier que des candidat·es de qualité étaient proposé·es dans la liste finale des candidat·es. Si vous pensez que vous avez besoin de temps pour évaluer les compétences, les aptitudes, les antécédents, les attributs et la capacité des candidat·es à comprendre les questions de gouvernance, avant que les candidat·es ne soient proposé·es sur la liste des mises en candidature, vous pouvez être assuré·e que le personnel de CIRA pourra gérer pour vous l’aspect logistique dans le cadre de son soutien régulier au comité des mises en candidature.

Réunion de lancement du comité des mises en candidature

Nous respectons sincèrement l’impartialité, l’indépendance et l’intégrité des membres du comité des mises en candidature et le mandat de ce comité. Nous avons conscience que le mandat de votre comité vous permet de proposer les meilleur·es candidat·es possibles, qui possèdent les compétences, les antécédents et les attributs généraux qui permettront au conseil de fonctionner de manière optimale dans son ensemble.

Avec le président actuel du comité de gouvernance devant être réélu cette année, la présidente du conseil d’administration serait heureuse d’assister à la réunion de lancement de votre comité de nomination 2024, avant le début de votre examen actif et de vos délibérations sur les candidat·es.

Encore une fois, nous vous remercions sincèrement de votre contribution à CIRA.

Lectures recommandées

1.     Plan stratégique pour les AF 2021 à 2025.
2.    Plan d’entreprise pour l’AF 2025.
3.    Règlement n° 1 de CIRA
4.    Annexes A et B – Composition du conseil d’administration, mandat(s), compétences, aptitudes, expérience, diversité, y compris le genre et les régions.

Jill Kowalchuk  Présidente, conseil d’administration de CIRA
 
Eric Hill   Président, comité de gouvernance

Appendix A

CIRA Board Skills Gap Analysis 

Appendix B

le conseil d’administration

* Le conseil d’administration compte également trois conseillers : le président-directeur général de l’ACEI, le fondateur du nom de domaine original point-ca et un représentant du gouvernement du Canada.