Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
Tenue au 979, rue Bank, bureau 400, à Ottawa, en Ontario, le 22 novembre 2023
Présent·es :
Conseil d’administration : Liza Aboud (virtuel), Colleen Arnold (virtuel), Gwen Beauchemin (vice-présidente), Don Bowman, Graeme Bunton (virtuel), Anne Butler, Matthew Gamble, Eric Hill, Jill Kowalchuk (présidente), Samantha Ventresca, Rob Villeneuve et Michael Zahra
Conseiller·ères du conseil d’administration : Byron Holland, John Demco et Monika Surma
Absent·es : Aucun·e.
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Invité·es : Sanita Alias, Adam Eisner, Jon Ferguson, Jane Fulford, Maureen James, Charles Noir, Paula Panetta, Josh Tabish, Sabrina Wilkinson et Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
La réunion a été convoquée à 8 h 48, HE.
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Eric Hill, l’approbation de l’ordre du jour tel que présenté.
Motion adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
Le conseil d’administration de CIRA (le « conseil ») a tenu une séance à huis clos.
B. Holland, S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford,
C. Noir, P. Panetta et D. Young se sont joints à la réunion.
3. Remarques de la présidente
La présidente a accueilli les nouveaux/elles membres du conseil ainsi que les membres de retour pour un autre mandat. La présidente a fait remarquer que la culture du conseil de CIRA met l’accent sur le développement et le maintien d’une culture d’inclusion et de respect au sein du conseil. Cette culture soutient un dialogue stimulant et ouvert au cours duquel l’ensemble des membres du conseil peuvent s’investir, débattre et avoir des échanges constructifs au sein du conseil.
4. Remarques du président et chef de la direction
Le président et chef de la direction a accueilli les participant·es à la réunion et a fourni des mises à jour générales sur les activités récentes de CIRA et sur le paysage réglementaire.
5. Résolutions en bloc
La présidente a fait remarquer qu’on avait communiqué les résolutions en bloc avant la réunion et elle a invité, par conséquent, les membres du conseil à retirer les résolutions en bloc pour en débattre, s’il y a lieu. La présidente a ensuite retiré le rapport de la direction des résolutions en bloc pour une discussion plus approfondie.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Matthew Gamble, que l’on approuve le procès-verbal de la réunion du 18 octobre 2023 tel que présenté et que l’on reçoive les points restants des résolutions en bloc.
Motion adoptée à l’unanimité.
5.1 Rapport de la direction
La présidente a remercié le personnel pour les renseignements fournis dans le rapport de gestion et a demandé des renseignements supplémentaires concernant certains éléments mis en évidence dans le tableau de bord préparé. Le personnel a souligné que ce document montre les indicateurs de rendement clés de CIRA, examinés à travers le prisme de la planification stratégique, de la gestion des risques et du paysage réglementaire actuel.
6. Rapports du comité
6.1 Finances, audits, investissements et gestion des risques
La présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques a porté l’attention du conseil sur le rapport écrit fourni. Elle a fait remarquer que le document de l’autorité de signature de la banque était présenté au conseil pour approbation.
Eric Hill A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Gwen Beauchemin que la politique sur les procurations de signature des banques soit approuvée telle que présentée.
Motion adoptée à l’unanimité.
6.2 Comité d’investissement communautaire
Maureen James s’est jointe à la réunion.
Les coprésident·es du comité d’investissement communautaire ont attiré l’attention du conseil sur le rapport écrit fourni et ont noté que le comité est enthousiaste à propos de la subvention de 250 000 $.
En réponse aux questions du conseil, il a été noté qu’un·e bénéficiaire de la subvention axée sur l’infrastructure a été sollicité·e pour aider à éliminer les obstacles de l’accès à Internet et pour fournir une expérience qui peut être appliquée à d’autres processus et projets. Il a également été noté que la sélection de cette subvention a été effectuée par le comité sans la participation du comité d’évaluation des subventions.
Michael Zahra A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Gwen Beauchemin que, comme recommandé par le comité d’investissement communautaire, FreeNet de la capitale nationale reçoive une subvention d’un montant de 250 000 $.
Motion adoptée à l’unanimité.
Les coprésident·es ont noté que le personnel travaillait à former le comité d’évaluation des subventions pour l’année à venir et a attiré l’attention du conseil sur le rapport écrit à ce sujet.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Gwen Beauchemin que Rob McMahon, Ian Daly, Jason Dunk, Rhea Doolan, Erin Knight, Pierre Martin Tardif et Tim Whiteduck soient reconduits au sein du comité d’évaluation des subventions pour un mandat d’un an, et que le comité d’investissement communautaire soit autorisé à nommer au moins deux (2) et au plus quatre (4) membres du comité d’évaluation pour un mandat de deux ans, à partir de la liste fournie au conseil.
Motion adoptée à l’unanimité.
Maureen James s’est retirée de la réunion.
7. Autres points
7.1 Mise à jour de la politique du projet de loi C-26
Josh Tabish et Sabrina Wilkinson se sont joints à la réunion.
La présidente a présenté Josh Tabish, gestionnaire principal, Politiques et défense des droits, et Sabrina Wilkinson, gestionnaire du programme de politiques, qui ont fait le point sur le statut législatif du projet de loi C-26. Il a été noté que le projet de loi C-26 serait étudié prochainement par le Comité permanent de la Chambre des communes chargée de la sécurité publique et la sécurité nationale (SECU) et que des discussions suivraient concernant sa pertinence pour CIRA et l’engagement de CIRA concernant le projet de loi C-26
Josh Tabish et Sabrina Wilkinson se sont retirés de la réunion.
7.2 Compte rendu de l’AGA
La présidente a fourni un aperçu de l’AGA 2023 et a noté que les commentaires reçus des participant·es sur le nouveau format de la réunion étaient généralement positifs. Il a été confirmé que le personnel travaillerait à intégrer d’autres améliorations pour l’AGA 2024.
7.3 Rapport du directeur du scrutin
Le conseil a reçu le rapport du directeur du scrutin. Aucune discussion n’a eu lieu sur ce point.
7.4 Nomination du directeur du scrutin
Le conseil a été informé que Thomas Kriens avait accepté de servir à titre de directeur du scrutin pour 2024.
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Anne Butler que Thomas Kriens soit nommé directeur du scrutin pour les élections de 2024 et que la rémunération du directeur du scrutin de 2024 soit fixée à 350 $ l’heure plus toutes les dépenses raisonnables ou certaines dépenses personnelles, comme préapprouvé par CIRA.
Motion adoptée à l’unanimité.
Le conseil a également été informé que l’actuelle directrice adjointe du scrutin n’a pas pu continuer à occuper ce poste et que le personnel reviendrait avec une recommandation de remplacement.
7.5 Registre des points d’action
Un élément a été ajouté dans le registre.
7.6 Plan de travail du conseil
La présidente a décrit les avantages de chaque réunion du conseil, y compris une présentation du conseil sur un sujet stratégique. Le conseil a discuté de sujets d’intérêt pour l’année à venir.
7.7 Prochaine réunion : 27 et 28 février 2024
Le personnel de CIRA s’est retiré de la réunion.
8. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
9. Conclusion de la réunion
Samantha Ventresca A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Eric Hill, la conclusion de la réunion du conseil d’administration.
Motion adoptée à l’unanimité.
La présidente a clôturé la réunion à 13 h 27, HE.
