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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d'administration de l'Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l'ACEI, 979, rue Bank, à Ottawa 26 septembre 2018 à 13 h 45

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Secrétaire de l'ACEI : Paul Havey

Invités : Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Rick Koeller

Administratrice absente : Rowena Liang

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l'ordre du jour

Il est proposé par L. Macdonald, appuyée par M. Moll, que l'ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

2. Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 25 juillet 2018
  • Rapport sur les obligations statutaires
  • Rapport de la direction
  • Examen des résultats financiers du 1er trimestre de l'AF19
  • Rapport du Comité d'investissement communautaire

Quelques modifications sont apportées au Rapport de la direction. Il est proposé que les résolutions en bloc soient adoptées avec ces modifications.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l'unanimité)

4. Rapports des comités

4.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité indique que ce comité s'est réuni le 12 septembre 2018. Le comité a examiné le résumé du cadre proposé par le Comité VFIGR pour l'affectation des coûts et a accepté d'y participer au besoin. Le président rappelle que le comité a élaboré, lors de ses récentes réunions, des continuums de tolérance au risque. Une ébauche des lignes directrices pour les continuums est présentée; elle permettra au personnel de mettre en œuvre plus rapidement les activités présentant un faible risque; de répondre aux attentes en fonction du risque anticipé; et d'encourager un degré approprié de tolérance au risque et d'appétit pour le risque. Le comité examinera les définitions des continuums lors de sa prochaine réunion afin d'y voir plus clair et rédigera un document qui sera présenté au conseil d'administration à une date ultérieure.

Le personnel fait le point sur le tableau comparatif des produits, en mettant l'accent sur les changements survenus depuis le dernier trimestre dans les débouchés commerciaux, l'alignement stratégique et l'environnement concurrentiel. Le personnel présente une nouvelle idée de produit et espère progresser pour atteindre le palier 1 d'ici quelques mois. Le personnel étudiera les coûts des produits, les plans de mise en marché et les autres risques.

4.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l'investissement et de gestion des risques

La présidente du comité rapporte que ce comité s'est réuni récemment pour discuter de l'exercice d'affectation des coûts. Le comité a examiné et accepté les résultats et les revenus connexes figurant dans les regroupements au niveau des portefeuilles. La prochaine étape de cet exercice sera la présentation d'une série d'ateliers organisés en séquence pour traiter les éléments devant être saisis pour les postes Personnel, Infrastructure et Autres dépenses d'exploitation. On prévoit qu'idéalement, un ou deux membres des comités VFIGR et Stratégie du marché pourraient vouloir participer à ces ateliers.

4.3 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du comité déclare que ce comité s'est réuni récemment. Le comité a discuté des différentes options pour le poste de secrétaire de l'ACEI. Il a été convenu que la direction allait définir une série d'options, avec le pour et le contre de chaque option et présenter son rapport au comité. Entre-temps, on convient que P. Havey continuera d'assumer le rôle de secrétaire de l'ACEI.

Sur la recommandation du Comité de gouvernance, il est proposé que le conseil d'administration nomme Paul Havey au poste de secrétaire de l'ACEI pour un mandat d'un an, ou jusqu'à la prochaine réunion du conseil d'administration qui suivra l'expiration de cette période d'un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu'à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par J. Kowalchuk, et adoptée à l'unanimité)

Le comité a aussi examiné les résultats du Sondage sur l'efficacité du conseil et des comités. Il note que certaines des préoccupations identifiées dans les résultats du sondage, notamment la nécessité de former les administrateurs, une plus grande clarté en ce qui a trait aux rôles du conseil, et une meilleure connaissance de l'industrie au sein du conseil, sont des sujets récurrents qui étaient déjà contenus dans les précédents sondages sur l'efficacité du conseil. Le défi n'est pas tant d'identifier les lacunes que de mettre en œuvre les recommandations. La présidente du conseil d'administration note qu'il serait possible, lors de la prochaine séance de planification stratégique, d'inviter quelqu'un de l'extérieur pour nous aider à comprendre de quelle façon l'industrie évolue.

Le comité a aussi examiné l'ébauche de la charte du conseil d'administration. On précise que ce document a été préparé à partir de l'examen de chartes d'autres conseils d'administration, et qu'elle a été conçue de manière à s'intégrer aux autres politiques de l'ACEI. La présidente du comité note que cette ébauche constitue un très bon point de départ. On convient que le comité sollicitera la rétroaction des membres du conseil intéressés pour rédiger une deuxième version du document.

R. Koeller se joint à la réunion.

5. Discussion sur la gestion des risques

La présidente du conseil rappelle aux membres du conseil qu'à sa séance de planification stratégique en mars 2018, un certain nombre de menaces et de possibilités stratégiques clés ont été identifiées. La présidente renvoie les membres au tableau qui résume les possibilités stratégiques qui s'offriront à l'organisation au cours des 3 prochaines années; les liens avec le registre des risques; et les principaux rôles du conseil ou des comités. Elle indique que la séance a aussi débouché sur l'ajout de deux nouveaux risques au registre : assurer la croissance du .CA en attirant les milléniaux comme une possibilité à saisir, et la trop grande dépendance à l'égard d'un teneur de marché unique.

On demande au conseil si le tableau tient bien compte des enjeux stratégiques clés auxquels fait face l'organisation et auxquels le conseil devrait s'attaquer. Une discussion s'ensuit, mais on s'entend généralement pour affirmer que les comités doivent exercer un rôle de surveillance des risques dans leur secteur de compétence. On convient que le Comité de stratégie du marché est le mieux placé pour approfondir l'analyse de la tolérance au risque et de l'appétit pour le risque dans son secteur de surveillance, et pour utiliser les résultats afin de suggérer comment ces concepts et ce processus pourraient être utilisés ailleurs par d'autres comités ou par le conseil. La présidente demande à chaque comité de réfléchir sur la façon d'inclure la surveillance du risque dans leur prochain plan de travail.

R. Koeller quitte la réunion.

6. Autres questions

Au nom du conseil d'administration, la présidente remercie M. Geist pour sa contribution au conseil d'administration et, en particulier, pour son rôle dans la création du Programme d'investissement communautaire et dans le succès qu'il est devenu. La présidente et le chef de la direction remercient également M. Geist de son expertise et de sa passion et soulignent comment celles-ci ont contribué au succès de l'organisation au cours des 6 dernières années.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil aura lieu à Ottawa les 19, 20 et 21 novembre 2018.

8. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

9. Clôture

En l'absence d'autres questions, la séance est levée à 17 h 15.