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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d'administration de l'Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l'hôtel Arts, à Calgary, le 14 juin 2018à 9 h

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black (par conférence téléphonique), Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland

Administratrice absente : Pamela Miller

Secrétaire de l'ACEI : Paul Havey

Invités : Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Rick Koeller, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

A. Chang, S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland, L. Gravel, J. Latour se joignent à la réunion.

La séance est ouverte à 11 h15.

2. Approbation de l'ordre du jour

Il est proposé par M. Moll, appuyée par T. Macaulay, que l'ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

3. Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

4. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 3 mai 2018
  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 16 mai 2018
  • Rapport sur les obligations statutaires
  • Rapport de la direction (portant uniquement sur l'activité d'enregistrement)
  • Examen des résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l'AF18
  • Rapport sur la gestion des risques du 4e trimestre de l'AF18

Elle demande que la discussion approfondie prévue sur le rapport sur la gestion des risques et/ou sur la supervision, l'appétit pour le risque et la tolérance au risque soit reportée à la réunion de septembre du conseil. Elle propose également que les questions sur les résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l'AF189 soient soulevées à la fin de la réunion, si le temps le permet.

Des modifications mineures sont apportées aux procès-verbaux des réunions du 3 mai 2018 et du 16 mai 2018.

Il est proposé que les résolutions en bloc soient adoptées avec les modifications demandées.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par J. Kowalchuk, et adoptée à l'unanimité)

5. Rapport sur l'examen du Plan stratégique

Ce rapport a été fourni au conseil d'administration à titre d'information et est présenté à la réunion.

Le personnel renvoie le conseil au sommaire du rapport et note que, dans l'ensemble, on observe un niveau élevé de cohérence dans la pensée et dans l'alignement des perspectives de chacun des groupes. De façon générale, le conseil est d'avis que l'organisme s'est doté d'un objectif ambitieux adéquat, soit Bâtir un meilleur Canada en ligne, et qu'il devrait garder le cap sur son orientation stratégique de base.

Le personnel déclare que l'Examen stratégique à mi-mandat sera non seulement utile pour le prochain plan stratégique, mais qu'il pourrait aussi influencer le plan opérationnel de l'exercice financier en cours et celui du prochain exercice. Le personnel fournira un calendrier des prochaines étapes et des activités requises pour le prochain exercice de planification stratégique à la réunion du conseil de septembre.

R. Koeller se joint à la réunion.

6. Cadre d'affectation des coûts

Le personnel présente l'approche proposée pour l'exercice d'affectation des coûts de l'ACEI, approche qui utilisera le budget de l'AF19 proposé pour établir la correspondance entre les divers coûts budgétés et les résultats de l'ACEI qui se reflètent dans nos produits, dans nos services et dans nos activités en général.

Le personnel indique que, dans le cas de l'ACEI, l'affectation des coûts est une combinaison de la comptabilité par activité et de la comptabilité par produit/service. Le personnel déclare qu'il est important de s'entendre sur le cadre, les objectifs clés, les principes, les rôles des différentes parties prenantes et la terminologie. En particulier, il est important que cet exercice soit équilibré afin de bien répondre aux besoins de l'organisme et que le rôle de supervision assure une protection contre un éventuel glissement de la portée originale; qu'il soit suffisamment détaillé mais qu'il privilégie ce qui est important, et à quelle fin ou dans quel but l'information est demandée ou fournie; et qu'il permette d'évaluer les progrès des projets.

Le personnel présente les différentes étapes du déroulement de ce processus. L'étape 1, qui nécessitera sans doute l'effort le plus important, vise à former et à s'assurer que tous ont un degré de compréhension équivalent de tous les éléments de coût, incluant les ressources humaines, les infrastructures et les coûts de fonctionnement. L'étape 2 consiste à identifier les choix et la base possibles pour l'affectation des coûts et à déterminer si les justifications fournies sont appropriées. La base et les justifications proposées pour les choix en matière d'affectation des coûts seront examinées et approuvées par le Comité VFIGR et par le Comité de stratégie du marché. À l'étape 3, la direction et les parties prenantes se réuniront, raffineront et finaliseront l'affectation des coûts, en tenant compte des commentaires des comités VFIGR et de stratégie du marché.

La présidente du Comité VFIGR fait remarquer que les divers rôles de supervision des comités et du conseil d'administration nécessiteront une discussion plus poussée au cours des prochains mois.

Le personnel présente le calendrier préliminaire pour l'affectation des coûts et note que toutes les étapes sont conçues de manière à se chevaucher; il prévoit des versements pour les dépenses importantes, au besoin, tout au long du processus.

La discussion qui suit révèle des désaccords sur le calendrier et sur la nature de l'exercice d'affectation des coûts (c.‑à‑d. effectuer une analyse rapide de haut niveau, par opposition à adopter une approche plus détaillée, et l'avantage d'un processus plus structuré et de la participation du conseil/de la direction au processus pour assurer leur adhésion aux résultats qui découleront de cet exercice). La discussion porte aussi sur l'identification des avantages non financiers pour l'exercice d'affectation des coûts, et on convient que cela sera réalisé dans le cadre d'un exercice distinct.

R. Koeller quitte la réunion.

7. Rapports des comités

7.1 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s'est réuni récemment. Elle rappelle au conseil l'échéance du sondage sur l'efficacité du conseil d'administration et des comités. Elle encourage les membres du conseil à faire part de leurs commentaires, en plus de répondre aux questions du sondage. L'objectif est de pouvoir discuter des résultats du sondage sur l'efficacité du conseil d'administration et des comités à la réunion de septembre du conseil.

Elle ajoute que le comité a discuté des modifications potentielles à apporter aux objectifs de l'ACEI. La discussion du comité a porté essentiellement sur les passages qui doivent être modifiés, comment les membres réagiront aux modifications proposées, et sur l'échéancier pour l'approbation de ces modifications. On recommande d'adopter une approche minimaliste pour ces modifications, tout en faisant les ajustements nécessaires afin que les objectifs reflètent bien les activités courantes de l'organisme. De façon générale, le comité est satisfait de la version préliminaire des objectifs révisés qui lui a été présentée, et il estime que le conseil qui sera constitué à l'AGA de septembre 2019 devrait être celui qui approuvera les modifications proposées aux objectifs. Le conseil aura la possibilité de mener une discussion approfondie sur les objectifs lors de sa réunion de septembre.

Pour terminer, la présidente du comité renvoie le conseil au contenu proposé pour le document sur la séance d'orientation pour les administrateurs. Cette séance a été améliorée et comprend désormais un programme de mentorat qui fait partie du processus d'orientation.

7.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l'investissement et de gestion des risques

La présidente de ce comité fait un survol de l'historique des placements détenus dans le solde des investissements affectés depuis 2009; de la transition d'une approche non discrétionnaire de la gestion des placements à leur sélection discrétionnaire par le gestionnaire de portefeuille en 2014; et de l'élaboration de l'énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP) initial de l'ACEI en 2015, avec une légère modification de l'EPPP en février 2017 pour améliorer le rendement des placements tout en assurant un risque minimal.

La présidente du comité déclare que, basé sur les conseils du gestionnaire de portefeuille et sur l'examen des options par le comité, le comité désire maintenant recommander de légères modifications à l'EPPP qui permettraient d'investir jusqu'à 10 % du portefeuille dans la catégorie Placements alternatifs. Elle affirme que cette modification permettra de réduire la volatilité d'une année à l'autre et le risque de perte en cas de baisse, compte tenu de la fluctuation des taux d'intérêt, tout en conservant un bon niveau de rendement.

Certains membres expriment leur inquiétude face à la recommandation d'investir intentionnellement dans la catégorie Placements alternatifs et se demandent si le placement sous-jacent qui serait détenu dans le Fonds multistratégie alpha RBC proposé serait intrinsèquement plus risqué et/ou pourrait être perçu comme étant un placement moins responsable sur le plan éthique.

Dans ce contexte, le personnel fait remarquer que la modification proposée à l'EPPP devra être analysée à la lumière du profil de risque général du portefeuille de placements et du climat d'investissement anticipé pour l'avenir. On ajoute que, bien que l'EPPP puisse décrire en gros la composition et la fourchette de l'actif investi, ainsi que les catégories de placement et les fonds de placement proposés, l'ACEI ne choisit pas les placements sous-jacents à l'intérieur de chaque fonds, ni la façon dont ces placements sous-jacents évolueront avec le temps.

On convient qu'à ce moment-ci, aucun changement ne sera apporté à l'EPPP et qu'on conservera la combinaison de placements actuelle. Le conseil demande qu'un suivi soit fait avec le gestionnaire de portefeuille pour obtenir plus d'information sur la nature des placements sous-jacents détenus dans le fonds d'investissement proposé et sur l'approche plus large à adopter en matière de placements éthiquement responsables, et que le Comité VFIGR en fasse rapport au conseil.

7.3 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité indique que ce comité s'est réuni le 31 mai 2018 pour sa mise à jour trimestrielle. Le comité continue d'utiliser l'outil et l'approche axés sur les continuums de tolérance au risque pour réaliser sa propre évaluation des risques associés à chaque produit. Le président du comité déclare que le comité est satisfait de l'exactitude des continuums proposés.

Le personnel fait le point sur le tableau comparatif des produits, en mettant l'accent sur les changements survenus depuis le dernier trimestre dans les débouchés commerciaux, l'alignement stratégique et l'environnement concurrentiel.

Le comité examinera l'efficacité du filtre pour la sélection des nouveaux produits.

7.4 Rapport du Comité du Programme d'investissement communautaire

Ce rapport a été fourni au conseil d'administration à titre d'information et est présenté à la réunion.

Le personnel indique que l'ACEI a octroyé plus de 5 millions $ en subventions depuis la création de ce fonds. La plupart des projets qui ont été menés à terme ont été réalisés en respectant entièrement ou partiellement leurs objectifs.

Les coprésidentes du comité annoncent que des groupes de travail seront mis sur pied cet automne pour revoir les objectifs du programme et, dans un même temps, solliciter l'approbation des modifications mineures apportées au programme, comme des subventions plus importantes, l'accent sur des activités spécifiques, etc.

Le conseil demande que le personnel examine d'autres programmes d'investissement communautaire semblables pour voir s'ils pourraient offrir des modèles utiles pour l'ACEI, et d'examiner le montant et le pourcentage que l'ACEI consacre à son Programme d'investissement communautaire, comparativement à d'autres ccTLD.

8. Examen des résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l'AF18

Les résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l'AF18 ont été fournis au conseil d'administration et sont présentés à la réunion.

Une question est soulevée concernant le statut des divers postes vacants actuels. Le personnel répond que, pour certains postes, le défi est de trouver les personnes avec les bonnes compétences et de maintenir un équilibre approprié.

La discussion porte ensuite sur le nombre d'enregistrements de noms de domaine. Le personnel confirme que le plan de marketing sera lancé dans le courant de l'été et que le personnel partagera la stratégie de marketing avec le conseil en septembre.

9. Autres questions

Il n'y a pas d'autre point à discuter.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil aura lieu à Ottawa le 26 septembre 2018.

S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland, L. Gravel et J. Latour quittent la réunion.

11. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

12. Clôture

Il est proposé par A. Escobar, appuyé par R. Villeneuve, que la séance soit levée à 16 h 45