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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d'administration de l'Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l'ACEI, 979, rue Bank, à Ottawa le 3 mai 2018

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk, Rowena Liang (par vidéoconférence), Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Secrétaire de l'ACEI : Paul Havey

Invités : Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l'ordre du jour

Il est proposé par M. Moll, appuyée par J. Kowalchuk, que l'ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

2. Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 6 mars 2018
  • Rapport sur les obligations statutaires
  • Rééquilibrage du budget de l'AF19

Il est proposé que tous les points figurant sur la liste des résolutions à adopter en bloc soient approuvés.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par T. Macaulay, et adoptée à l'unanimité)

4. Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d'administration à titre d'information et est présenté à la réunion.

La discussion porte sur les différents types de partenariats stratégiques que pourrait envisager l'ACEI à l'avenir et on convient que des lignes directrices appropriées devraient être établies pour les transactions plus complexes.

5. Examen du Plan stratégique à mi-parcours

Le conseil d'administration et la direction procèdent à un examen du Plan stratégique à mi-parcours. Le personnel fait une brève présentation pour récapituler le Plan stratégique de l'ACEI pour les années 2017-2020, fournit un rapport d'étape pour les deux premières années du plan et fait une mise à jour sur l'évaluation de l'environnement. L'objectif de cette séance est d'amorcer une discussion afin d'évaluer les progrès réalisés en regard des objectifs du plan, et de déterminer les correctifs immédiats ou à long terme à apporter au plan en prévision de l'AF20 et du prochain cycle de planification.

La direction fera un compte rendu à partir des notes de chacune des séances de groupe, en fonction des différents piliers stratégiques et des commentaires formulés durant la partie synthèse de la discussion.

A. Scott quitte la réunion.

6. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

7. Demandes de financement pour le Programme d'investissement communautaire

La coprésidente du Comité du Programme d'investissement communautaire annonce que ce comité a examiné un total de 185 demandes et qu'il recommande au conseil de financer 28 initiatives.

Il est proposé que le conseil d'administration :

  1. Approuve le déboursement d'un montant total de 1,25 M$;
  2. Approuve le financement des 28 demandes, comme précisé; et
  3. Approuve des honoraires pour les sept membres indépendants du comité qui ne font pas partie du conseil d'administration de 2 K$ chacun, en plus du remboursement de leurs frais de réunion et de leurs dépenses.

(Motion proposée par T. Macaulay, appuyée par A. Beraskow, et adoptée à l'unanimité)

8. Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président indique que ce comité s'est réuni en avril en préparation de l'examen du Plan stratégique. Le comité a évalué les progrès de l'ACEI en regard du pilier Innovation. Le personnel a fourni une mise à jour sur l'analyse de l'environnement pour chaque segment de produits et sur les continuums de tolérance au risque pour chaque produit. Le comité est d'accord avec l'évaluation préliminaire du personnel et il est d'avis que nous avançons dans la bonne direction.

Le comité conclut qu'il est, pour une bonne partie, en adéquation avec le pilier Innovation, mais que le mandat et les objectifs du comité ne recouvrent pas totalement les initiatives de ce pilier. Le comité suggère un meilleur alignement des mandats des comités sur les piliers stratégiques de l'organisme pour améliorer la supervision du plan stratégique.

À sa prochaine réunion, le comité examinera les continuums de tolérance au risque pour chaque produit et soutiendra le personnel et le Comité VFIGR dans l'exercice d'affectation des coûts.

9. Rapport du Comité de vérification, des finances, de l'investissement et de gestion des risques

Le présidente de ce comité indique que ce comité s'est réuni récemment pour examiner les modifications potentielles à l'Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP).Une mise à jour de cette politique, le cas échéant, sera proposée à la réunion de juin du conseil.

Le présidente du comité renvoie le conseil au rapport de la direction pour l'échéancier de l'exercice d'affectation des coûts. Avec l'approbation du budget de l'AF19, le personnel a entrepris d'élaborer un cadre pour l'affectation des coûts, ainsi que d'autres outils pour faciliter cet exercice. Cet exercice collectif doit alimenter la préparation du budget de l'AF20 plus tard cet automne, et permettre au conseil de prendre des décisions informées pour l'affectation des ressources et la diversification des produits.

10. Autres questions

Il n'y a pas d'autre point à discuter.

11. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil aura lieu à Calgary le 14 juin 2018.

S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

12. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

13. Clôture

Il est proposé par A. Escobar, appuyé par R. Villeneuve, que la séance soit levée à 17 h.