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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d'administration de l'Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l'hôtel Pan Pacific, à Vancouver, en Colombie-Britannique, le 6 mars 2018 à 8 h

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Secrétaire de l'ACEI  Paul Havey

Invités : Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Rick Koeller, John Matson

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l'ordre du jour

Il est proposé par R. Black, appuyé par M. Moll, que l'ordre du jour soit adopté tel que présenté.

2. Remarques de la présidente

La présidente mentionne qu'un grand nombre de résolutions ont été regroupées sous le point « Résolutions en bloc » pour que le conseil puisse consacrer suffisamment de temps à la discussion du budget avant la séance sur la gestion des risques prévue dans l'après-midi. Si des membres demandent que des points soient déplacés à l'ordre du jour régulier de la réunion, ceux‑ci seront discutés à la fin de la réunion, si le temps le permet.

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter. Elle précise que les membres pourront discuter des statistiques sur les enregistrements et sur les revenus provenant des produits lors de la discussion du budget. En réponse à une question d'un administrateur, le personnel fournit une brève mise à jour sur la cinquième ronde de financement du Programme d'investissement communautaire.

3.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 16 novembre 2017

3.2 Rapport sur les obligations statutaires

3.3 Rapport de la direction

3.4 Examen des résultats du troisième trimestre de l'AF18

3.5 Rapport du Comité de stratégie du marché

3.6 Rapport du Comité du Programme d'investissement communautaire

3.7 2018 Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2018

Il est proposé que tous les points figurant sur la liste des résolutions à adopter en bloc soient approuvés.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par J. Kowalchuk, et adoptée à l'unanimité)

A. Beraskow se joint à la réunion.

4. Rapports des comités

4.1 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance indique que les mandats des comités de la rémunération et d'examen, VFIGR et de stratégie du marché ont été révisés pour inclure la gestion des risques, mais que les modifications sont par ailleurs, pour la majeure partie, des modifications de pure forme visant à assurer plus d'uniformité dans les mandats des divers comités.

Il est proposé que le conseil d'administration approuve les mandats révisés des comités de la rémunération et d'examen, VFIGR et de stratégie du marché tels que présentés.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par R. Black, et adoptée à l'unanimité)

4.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l'investissement et de gestion des risques

Directives révisées sur les voyages:

La présidente du comité indique que les modifications apportées aux directives sur les voyages sont mineures.

Il est proposé que le conseil d'administration approuve les directives révisées sur les voyages telles que présentées.

(Motion proposée par M. Moll, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l'unanimité)

Version révisée de la matrice d'autorisation des engagements et de l'Annexe A- Résolution bancaire:

La présidente du comité signale que des changements mineurs ont été apportés à la matrice d'autorisation des engagements et aux pouvoirs de signature des effets bancaires (Annexe A - Résolution bancaire). Le comité ne recommande pas de modification aux seuils spécifiés pour les montants à ce stade‑ci.

Il est proposé que le conseil d'administration approuve la version révisée de la matrice d'autorisation des engagements et de l'annexe A – Résolution bancaire telle que présentée.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par M. Moll, et adoptée, A. Beraskow s'opposant)

5. Plan opérationnel et budget 2018-2019

La présidente du Comité VFIGR indique que ce comité s'est réuni à trois occasions pour examiner le Plan opérationnel et le budget de l'AF19. Le comité a d'abord examiné les hypothèses générales préliminaires pour les revenus et les dépenses, et le budget détaillé et entièrement équilibré présenté par le personnel; le comité a par la suite considéré les dépenses de marketing facultatives proposées par le personnel. On indique que l'analyse commerciale pour des dépenses de marketing additionnelles fournissait aux membres du comité une certaine latitude pour l'approbation des dépenses facultatives. Dans l'ensemble, le comité est satisfait du plan budgétaire proposé pour l'AF19, y compris les dépenses facultatives.

Le personnel note que le budget présenté est entièrement équilibré pour la deuxième année consécutive, avant toute proposition de la direction pour étudier d'autres possibilités qui pourraient faire avancer les objectifs du Plan stratégique. Il précise que c'est la troisième année du Plan stratégique de quatre ans qui couvre les AF 2017 à 2020, que le budget reflète les priorités de l'organisme et qu'il est aligné sur le Plan stratégique général. Le personnel signale quelques changements par rapport au budget de l'an dernier. D'après le plan de référence proposé, les recettes provenant des enregistrements connaîtront une forte hausse en raison de l'impact sur une année complète de la hausse des frais et de la croissance continue des domaines en gestion active; les autres revenus devraient dépasser le seuil de 1 M$ pour la première fois; et le fond pour le Programme d'investissement communautaire sera augmenté de 25 %, soit d'un montant de 250 K$.

Le personnel note que les priorités pour le budget d'exploitation prévues par le plan de référence de l'AF19 sont de terminer la migration du registre .CA sur la plate-forme de registre FURY, y compris une nouvelle plate-forme pour les noms de domaine devant être libérés (« TBR ») et pour les membres; investir davantage dans la sécurité de notre infrastructure .CA, dans les ressources de TI et de gestion des données; et poursuivre nos programmes de promotion de l'image de marque et nos programmes de canaux (programmes de marketing et programmes coopératifs, entonnoirs de prospection de clientèle, Foire .CA des registraires, initiatives de promotion de l'image de marque, etc.).

Le personnel fait un survol des initiatives clés relatives aux piliers et aux catalyseurs stratégiques que le budget proposé financera. Il note qu'il y a beaucoup d'activité sous le thème de l'intendance, avec une mise à jour de notre statut fiscal à titre d'organisme sans but lucratif, une révision possible des objectifs de l'ACEI, et une mise à jour et une discussion du plan stratégique à mi-parcours, ainsi que l'étude du rattachement de la gestion des risques à notre stratégie.

On précise que le budget a été préparé en se basant sur l'information disponible en novembre, et sur une estimation des transactions et des ventes pour les 4 mois restants de l'année financière 2018. Ceci étant entendu, le personnel indique que le budget des revenus est sujet à un rééquilibrage et à des ajustements en fonction des résultats réels à la fin de l'exercice. À cet égard, trois scénarios différents sont présentés pour les revenus (pessimiste, plan de référence et optimiste). Le plan de référence pour l'AF19 reflète 515 000 nouveaux enregistrements, une estimation des domaines en gestion active à la fin de l'AF18 qui suppose une activité transactionnelle pour le reste de l'AF18 et un taux de renouvellement estimé à 80,1 % pour l'AF19. Les autres revenus proviennent essentiellement des services de gestion DNS Anycast de D‑Zone (à l'échelle nationale et internationale), des services de pare-feu DNS de D-Zone, des services de registre FURY, des abonnements au TPI des municipalités, des ateliers sur les villes intelligentes et du verrouillage du registre. On constate une croissance du service Anycast pour les TLD et on observe, en particulier, un grand potentiel de croissance pour le service de pare-feu DNS lancé récemment. Le service d'abonnement au TPI pour les municipalités sera modulé pour le rendre plus attractif pour les municipalités. Le service de gestion DNS Anycast de D-Zone national continue d'afficher un taux de croissance légèrement inférieur à 10 %.

Le personnel présente les dépenses d'exploitation de base pour l'AF19, par nature et par fonction et, donnée encore plus significative, les changements en dollars absolus d'un exercice à l'autre. Il précise que les augmentations des dépenses d'exploitation de base sont dues, en grande partie, aux facteurs suivants : les changements anticipés dans les coûts salariaux et les avantages sociaux (soit le plein coût des employés portés à l'effectif, et les ajustements et changements aux taux de rémunération et aux taux du marché dans le cas du régime de rémunération variable de l'ACEI pour l'AF18); les coûts de l'informatique et des réseaux et les coûts pour l'achat des licences de logiciels pour l'offre de services de pare-feu; les dépenses pour la communication, la sensibilisation et l'éducation; les services-conseils; et les dépenses d'immobilisation. On note que le budget des dépenses d'immobilisation est supérieur de 600 K$ au budget de l'AF18, ce qui est dû, en grande partie, au remplacement et à la mise à niveau des serveurs Blade, aux améliorations apportées à la sécurité de l'ACEI (logiciel de masquage de données), aux améliorations du site et à l'augmentation de la capacité et des coûts de la mémoire pour le DNS. Le personnel ajoute que le niveau des dépenses globales pour le PIC, incluant l'affectation indirecte pour le soutien du personnel connexe, a été porté à 2,0 M$. Le comité évaluera ce programme cette année dans l'optique de son évolution vers la prochaine phase.

Le conseil d'administration demande s'il est soutenable de continuer à accroître les effectifs et d'augmenter les dépenses d'exploitation de 13 %, tel que proposé, année après année. Le personnel répond que la hausse globale des dépenses d'exploitation suit largement l'augmentation des revenus provenant des enregistrements et reflète l'impact, pour l'AF19, de la hausse des frais de l'an dernier sur une année complète (comparativement à une demi-année pour l'AF18). En l'absence d'une majoration des frais, les augmentations futures de revenus seront limitées à la croissance du portefeuille des domaines en gestion active (DUM) et à la croissance des autres revenus. Le personnel rappelle que le conseil d'administration et la direction ont différents leviers à leur disposition pour gérer les dépenses et qu'au cours des dix dernières années, l'ACEI n'a connu que quelques déficits alors qu'elle augmentait la position de son actif net durant la même période.

Le conseil d'administration discute également des dépenses associées aux revenus figurant sous la rubrique Autres revenus pour les nouveaux produits et services. La présidente indique que le Comité VFIGR et le Comité de stratégie du marché collaboreront étroitement pour définir les principes et l'approche à utiliser pour l'affectation des coûts associés aux nouveaux projets.

Des membres notent que la section Perfectionner les talents dans le Plan d'affaires ne fait pas référence spécifiquement à la diversité. Le personnel convient qu'il faudrait y faire référence, puisque l'ACEI jouit d'une main-d'œuvre diversifiée. Ainsi, l'ACEI maintient un équilibre entre les sexes et elle emploie un nombre important de femmes gestionnaires et dépasse largement, à cet égard, les moyennes de l'industrie. À l'avenir, on convient que le personnel mettra à jour la section Perfectionner les talents du Plan d'affaires pour inclure la diversité et qu'on utilisera cela comme une occasion de recruter de nouveaux talents en articulant ce que l'ACEI fait déjà sur le plan de la diversité.

Le conseil d'administration examine ensuite la demande de dépenses de marketing facultatives. La présidente demande si cette demande risque de créer un conflit avec les administrateurs qui sont employés par, ou affiliés à, des registraires, étant donné que ces dépenses de marketing pourraient entraîner une hausse des enregistrements et des renouvellements de noms de domaine, ce qui se traduirait par un avantage financier réel ou perçu pour les registraires. On répond que cette demande de dépenses facultatives est une dépense stratégique pour la marque .CA et qu'on n'envisage pas de dépenser des dollars additionnels en marketing pour les registraires. Le personnel précise également qu'il s'agit d'une dépense stratégique qui bénéficiera à l'ensemble du .CA et pas à des registraires particuliers.

Dans cette demande de dépenses facultatives, le personnel recommande d'investir un montant additionnel de 750 K$ pour les initiatives de communication et de marketing pour l'AF19 afin de soutenir les efforts de prospection de clientèle du .CA et de tester l'hypothèse que des ressources additionnelles dans ce secteur conduiront à une croissance accrue. L'objectif est d'accroître la reconnaissance spontanée de la marque .CA; de cultiver la prochaine génération d'acheteurs de domaine, c'est-à-dire les milléniaux; et de continuer à soutenir le marché cible existant (les PME).

Le personnel attire l'attention du conseil sur l'analyse commerciale pour le Plan de marketing du .CA pour l'AF19 et note qu'il tire les leçons des activités de marketing précédentes et prévoit une affectation budgétaire préliminaire pour l'AF19 qui reflète les secteurs de dépenses. Le personnel indique que les résultats potentiels sont incertains – ce niveau de dépenses n'a jamais été testé pour le .CA – mais il croit que les volumes additionnels sont plausibles, et que c'est le bon investissement stratégique à faire à ce moment‑ci.

Dans l'ensemble, le conseil d'administration est favorable à des dépenses additionnelles et il estime qu'il est important de tester le niveau approprié de dépenses de marketing dans ce marché. Le personnel déclare que, dans le but de bien évaluer l'impact de ces dépenses dans un an et de mieux comprendre les retombées des dépenses dans les médias, il suivra l'impact de ces dépenses, ainsi que les principales statistiques associées au site Web de l'organisme et aux entonnoirs de prospection de clientèle, et qu'il fera le suivi de mesures clés, comme les nouveaux noms de domaine en gestion active créés, les taux de renouvellement, les domaines en gestion active totaux, le rapport prêt/valeur (RPV) et les revenus. De son côté, le Comité VFIGR examinera et suivra l'impact de ces dépenses additionnelles sur une base continue pour la durée du programme en question.

Il est proposé que le conseil d'administration approuve a) le budget révisé détaillé pour l'AF19 tel que présenté, incluant les dépenses pour le plan de marketing du .CA, tel que le recommande le Comité VFIGR, et b) le Plan d'affaires connexe pour l'AF19.

Le budget révisé détaillé pour l'AF19 reflète le scénario du plan de référence révisé (c'est-à-dire les dépenses d'exploitation et d'immobilisation et les paramètres de l'activité d'enregistrement associés au scénario optimiste).

(Motion proposée par R. Black, appuyée par L. Macdonald, et adoptée, A. Beraskow s'abstenant)

R. Koeller et J. Matson se joignent à la réunion.

6. Séance sur la gestion des risques

Le conseil d'administration et la direction participent à une séance avec un facilitateur. Le but de cette séance est d'examiner le programme de gestion des risques de l'ACEI, en portant une attention particulière aux risques stratégiques. Le facilitateur fournira un rapport écrit sur les observations faites durant cette séance et sur les prochaines étapes possibles.

R. Koeller et J. Matson quittent la réunion.

7. Lieu de l'AGA

Le personnel propose de tenir l'AGA 2018 à Ottawa. Il affirme que, historiquement, la participation des membres est plus forte lorsque l'AGA se tient à Ottawa. Il ajoute que les économies résultant de la tenue de l'AGA à Ottawa pourraient être utilisées pour financer des événements plus importants pour les membres dans trois autres marchés durant l'année financière.

Il est proposé que l'AGA 2018 se tienne à Ottawa le 27 septembre 2018.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par R. Black, et adoptée à l'unanimité)

8. Autres questions

Il n'y a pas d'autre point à discuter.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d'administration aura lieu à Ottawa le 3 mai 2018.

S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d'administration tient une séance à huis clos.

11. Clôture

Il est proposé par L. Macdonald, appuyée par A. Escobar, que la séance soit levée à 17 h 10.