PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, le 20 novembre 2018 à 8 h 30
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Don Bowman, Ryan Black, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Bill Sandiford, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Jacques Latour
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
A. Chang, S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey, B. Holland et J. Latour se joignent à la réunion.
2. Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs
La présidente du conseil souhaite la bienvenue aux membres nouvellement élus et aux membres qui ont été réélus au conseil d’administration, soit : D. Bowman, M. Gamble et B. Sandiford.
3. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé par B. Sandiford, appuyé par L. Macdonald, que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.
4. Remarques de la présidente
La présidente ne fait aucune remarque.
5. Nomination du vice-président
La présidente demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après que toutes les candidatures ont été proposées, une motion pour clore les mises en candidature pour le poste de vice-président est faite par A. Escobar et appuyée par J. Kowalchuk. Après la clôture des mises en candidature, le nouveau vice-président du conseil est nommé conformément à l’article 8.03b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Rob Villeneuve au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par J. Kowalchuk, et adoptée, R. Villeneuve s’abstenant)
R. Black et R. Liang se joignent à la réunion.
6. Résolutions en bloc
La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :
6.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 26 septembre 2018
6.2 Rapport sur les obligations statutaires
6.3 Rapport de la direction
6.4 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF19
6.5 Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2018
6.6 Rapport du Comité d’investissement communautaire
Des membres demandent que le Rapport de la direction soit mis à l’ordre du jour régulier afin que le conseil puisse en discuter.
Il est proposé que les résolutions en bloc soient adoptées avec la modification précitée.
(Motion proposée par M. Gamble, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)
7. Rapport de la direction
Le conseil d’administration soulève des interrogations concernant la section du Rapport de la direction traitant de l’évolution de l’écosystème canadien des IXP. Le personnel note que, depuis 2012, l’ACEI a soutenu l’établissement de dix points d’échange Internet (IXP), et que deux autres sont en développement. Le conseil demande quels sont les paramètres utilisés au sein de l’ACEI pour mesurer les progrès des IXP, et s’il y a un plan pour soutenir des IXP additionnels. Le personnel répond que l’ACEI ne cherche pas à soutenir de façon proactive des IXP additionnels, mais qu’elle privilégie un mode réactif et qu’elle agira si elle est contactée par une collectivité qui lui soumet une demande avec un argumentaire raisonnable. Le personnel ajoute qu’un groupe de membres d’IXP et de bénévoles a été créé pour discuter des meilleures pratiques, des enjeux techniques, du marketing et de l’attraction de nouveaux pairs. Le personnel prépare une stratégie à long terme sur les IXP à des fins internes et il la communiquera au conseil d’administration.
La présidente du conseil note qu’il existe un intérêt pour établir davantage de points d’échange Internet et qu’une discussion plus poussée à ce sujet est prévue au point portant sur le Programme d’investissement communautaire.
8. Nomination du directeur du scrutin
Il est dit que Richard Vickers s’acquitte bien de ses tâches comme directeur du scrutin et la recommandation est de le reconduire à ce poste, ainsi que son assistante, pour un autre mandat d’un an.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2019 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2018 à 250 $ l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.
Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Linsey Rains pour assister le directeur du scrutin dans ses fonctions pour l’élection de 2019 et qu’il fixe sa rémunération à 200 $ l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.
(Motion proposée par R. Black, appuyée par R. Villeneuve, et adoptée, D. Bowman s’abstenant)
S. Alias se joint à la réunion.
9. Rapport sur la diversité
Le personnel présente la stratégie sur la diversité et l’inclusion qui est en place à l’ACEI. Le personnel signale que des changements ont été apportés récemment pour recruter et retenir les meilleurs employés.
Le personnel indique que l’un des défis objectifs soulevés par la diversité croissante en milieu de travail est la disponibilité des talents sur le marché du travail. Le personnel reconnaît que, bien qu’il y existe des problèmes au sein de l’industrie technologique, l’ACEI devrait prendre des mesures pour saisir les possibilités qui s’offrent à elle et faire preuve d’ambition afin de se distinguer encore davantage sur le marché du travail en tirant parti de sa diversité actuelle (l’ACEI se positionne actuellement mieux que d’autres organisations technologiques à ce niveau) afin de recruter et de retenir ses employés.
Le personnel note que l’ACEI continue de développer une culture et un environnement de travail inclusifs. À l’ACEI, la diversité et l’inclusion font partie de la stratégie de l’organisation pour recruter et retenir les meilleurs et les plus brillants employés. L’organisation a récemment présenté sa nouvelle proposition de valeurs aux employés, révisé son processus d’acquisition de talents et procédé à un examen de l’équité salariale afin de s’assurer que tous ses employés sont rémunérés équitablement.
De plus, l’ACEI lancera prochainement un groupe de ressources sur la diversité et l’inclusion pour identifier quels sont les obstacles auxquels font face ses employés; elle a aussi actualisé et communiqué ses politiques sur l’équité, la lutte à la discrimination et au harcèlement en milieu de travail; et elle travaille avec les établissements d’enseignement pour mettre en place un canal diversifié pour le recrutement de nouveaux talents en faisant valoir l’ACEI comme un employeur de choix parmi les nouveaux diplômés.
Dans l’ensemble, le conseil d’administration apprécie les efforts engagés jusqu’ici dans le cadre de cette stratégie, mais il se demande si les statistiques comparatives utilisées sont les plus appropriées et demande au personnel d’examiner plus avant ce qui pourrait être faire différemment pour que l’ACEI soit un fer de lance au sein de l’industrie technologique.
S. Alias quitte la réunion.
10.Modifications proposées aux objectifs de l’ACEI
La présidente du conseil indique que les modifications proposées aux objectifs de l’ACEI ont été présentées au Comité de gouvernance, et approuvées par ce dernier lors de sa réunion de juin 2018. L’intention est de faire approuver ces modifications à la présente réunion du conseil, à moins que des raisons ne soient évoquées pour justifier une discussion plus approfondie par le Comité de gouvernance.
Le personnel précise qu’en vertu de l’ancienne Loi sur les corporations canadiennes, les objectifs de la corporation étaient énoncés dans les Lettres patentes de l’ACEI, alors qu’en vertu de la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, ces objectifs sont désormais appelés « déclaration d’intention » et sont énoncés dans les statuts constitutifs de l’ACEI. Il rappelle que ces objectifs ont été révisés pour la dernière fois en 2006. Depuis, l’industrie a évolué considérablement, et l’ACEI s’est diversifiée en lançant de nouveaux produits et services et qu’elle a mis sur pied son Programme d’investissement communautaire.
Le personnel note que les modifications proposées à la Déclaration d’intention reflètent les activités qui ont toujours été, depuis le début, des composantes sous-jacentes du fonctionnement de l’ACEI, soit l’exploitation du DNS, ainsi que la nature actuelle des activités élargies de l’ACEI, nommément la fourniture de services de DNS et de services connexes sur une base commerciale, auxquelles s’ajoutent les activités de l’ACEI pour promouvoir la bonne gouvernance et le développement et l’utilisation de l’Internet au Canada, à la fois sur le plan national et international.
Le personnel présente le calendrier pour l’examen et l’approbation des modifications proposées à la Déclaration d’intention. Il note que, si ces modifications sont approuvées à la présente réunion, cela laissera amplement de temps à l’ACEI pour communiquer ces modifications aux membres de l’ACEI pour qu’elles soient approuvées par les membres à l’AGA de septembre 2019. Dans l’ensemble, le conseil d’administration appuie les modifications proposées et note que la terminologie utilisée reflète le mandat de l’ACEI, tout en donnant une direction pour les activités liées à l’Internet.
Il est par conséquent proposé :
1. Que les articles de la corporation soient amendés pour remplacer l’énoncé actuel des objectifs de la corporation par le texte suivant :
La déclaration d’intention de l’organisation se lit comme suit :
(a) agir comme registre pour le domaine Internet .CA;
(b) fournir des services professionnels de registre, de système de noms de domaine (DNS) et d’autres services connexes;
(c) élaborer, réaliser et/ou soutenir toute activité liée à l’Internet visant à promouvoir la bonne gouvernance, le développement et l’utilisation de l’Internet au Canada; et
(d) effectuer toute autre activité accessoire ou propice à la réalisation des tâches précitées.
2. Que les modifications susmentionnées aux articles du Règlement de la corporation soient présentées aux membres sous forme de résolution extraordinaire à la prochaine Assemblée générale annuelle des membres pour obtenir leur approbation des modifications, conformément à l’article 197 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
3. Dans l’éventualité où les membres approuveraient les modifications précitées, que le président et directeur général de la corporation soit par les présentes autorisé à prendre toute mesure jugée nécessaire pour amender les articles de la corporation conformément aux dispositions précédentes.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)
11.Plan de marketing pour le .CA
Plan de marketing pour le .CA : Le personnel fournit un aperçu stratégique du plan sur le contenu/la publicité pour l’AF19. Les objectifs généraux du plan sont d’accroître la valeur de la marque .CA, de cultiver la prochaine génération d’acheteurs de domaines .CA, c’est-à-dire les milléniaux, et de favoriser l’atteinte du jalon de 550 K nouveaux domaines en gestion active (DUM). Le plan vise aussi à vérifier l’hypothèse qu’un budget additionnel de 750 K$ serait suffisant pour soutenir l’accroissement de la valeur de la marque et la croissance du domaine.
Les publics cibles de ce plan sont les PME et les milléniaux, et le gros de l’investissement sera consacré aux PME. Il est prévu que toutes les dépenses coïncideront avec le caractère saisonnier des activités, les troisième et quatrième trimestres représentant 62 % de l’investissement. L’investissement de ~1,5 M$, qui inclut un montant additionnel de 750 K$ pour l’AF19, est réparti entre plusieurs secteurs : médias de masse, partenariats pour le contenu, baladodiffusions, publicité sur les médias sociaux et placards publicitaires, de même que la recherche, à la fois interne et rétribuée. Le plan sera évalué au moyen d’un large éventail de mesures relatives à la publicité, à la génération de débouchés et à la croissance de la marque, de même que par l’impact additionnel sur l’atteinte des objectifs commerciaux (550 K nouveaux DUM). En date de la réunion du conseil d’administration, les dépenses du programme étaient en progression dans les trimestres de plus fortes dépenses et, à ce moment-ci, par rapport aux prévisions de 259 K nouveaux DUM depuis le début de l’exercice, le domaine .CA a atteint 257 K nouveaux DUM, soit 2 107 de moins que le nombre prévu.
Un membre soulève une question concernant l’initiative de marketing pour le marché québécois. Le personnel fait remarquer qu’étant donné le budget limité, il a été décidé d’affecter plus d’argent pour le marché anglophone par rapport au marché francophone. Le personnel indique que des initiatives de marketing ont été lancées dès les premiers jours au Québec, avec des résultats limités. Le personnel précise que, bien que l’ACEI ne soit pas engagée dans des activités de marketing direct au Québec, elle continue de travailler avec des registraires du Québec et elle soutient leurs efforts de marketing par le biais de fonds additionnels. Le conseil demande si, en tant qu’organisation nationale, l’ACEI a l’obligation de rejoindre tous les Canadiens, incluant les francophones.
Le conseil demande au personnel d’évaluer la viabilité d’élaborer un plan de marketing pour le Québec.
12.Rapports des comités
12.1 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le président du comité indique que ce comité s’est réuni le 5 novembre 2018. Les points saillants de la réunion comprenaient une mise à jour sur le tableau comparatif des produits et sur les nouveaux produits qui se pointent à l’horizon.
Le président indique que le comité participera, avec le Comité VFIGR, à l’exercice d’affectation des coûts pour les infrastructures qui se tiendra en décembre. Le comité a aussi examiné les définitions des continuums de tolérance au risque et il anticipe que ces discussions se termineront bientôt. Les lignes directrices simplifiées sur les continuums de tolérance au risque ont été présentées et, dans l’ensemble, le comité est satisfait des résultats. Le plan de travail pour l’année qui vient prévoit l’examen du filtre pour la sélection des nouveaux produits, la distinction entre produits et services, et la discussion des risques. Le comité continuera de participer, au besoin, à l’exercice d’affectation des coûts.
Le personnel fait le point sur le tableau comparatif des produits, en mettant l’accent sur les changements récents dans les débouchés commerciaux, l’alignement stratégique et l’environnement concurrentiel.
12.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques sur le cadre d’affectation des coûts
La présidente du comité indique que l’exercice d’affectation des coûts avance bien. L’exercice portant sur le poste Personnel est maintenant terminé et le personnel va amorcer l’exercice sur le poste Infrastructure en décembre, qui sera suivi par l’exercice sur le poste Autres dépenses d’exploitation en janvier. Le personnel déclare que le conseil doit s’attendre à ce qu’on lui présente, à sa réunion de février, les treize (13) niveaux de résultats liés au Personnel, à l’Infrastructure et aux Autres dépenses d’exploitation qui seront intégrés au cadre du Plan stratégique pour les piliers Agir, Innover et Donner, en fonction du budget de l’AF19.
La présidente du comité déclare que le plan de travail pour l’année qui vient comprend des questions de routine, comme le plan de vérification et le budget. Dans le cadre du plan de vérification, on a convenu que la direction et les vérificateurs définiraient des indicateurs de la qualité de l’audit. La présidente ajoute que le comité pourrait de nouveau examiner si des modifications sont nécessaires à l’Énoncé des politiques et procédures de placement.
13.Rapport sur le Programme d’investissement communautaire
Le personnel indique que la discussion se poursuit sur les façons d’améliorer le Programme d’investissement communautaire (PIC), et qu’il s’agit d’un processus d’amélioration continue. Le programme actuel prévoit du financement dans cinq secteurs principaux et il est ouvert aux organismes de bienfaisance, aux organismes à but non lucratif et aux établissements de recherche. Les secteurs clés financés sont l’accès, l’infrastructure, la littératie numérique, et les services et l’engagement, avec des subventions qui vont de 25 K$ à 100 K$. Le personnel déclare que ces subventions s’élèvent, en moyenne à 42 K$, et que la tendance est de financer des projets plus petits et, par conséquent, d’octroyer de plus petites subventions à un plus grand nombre de bénéficiaires. Très peu de bénéficiaires ont reçu la subvention maximale de 100 K$. Un enjeu pour la discussion stratégique est de déterminer si on pourrait exercer un plus grand impact si plus d’argent était affecté à un plus petit nombre de projets. Pendant que ces discussions se poursuivent, on convient que le programme de subventions de 2019 (ronde 6) devrait aller de l’avant, mais avec un programme plus modeste et en apportant les améliorations au processus qui ont été identifiées à la lumière des récentes discussions et de la rétroaction fournie à l’issue de la cinquième ronde de financement.
Le personnel présente trois (3) options, et toutes ces options supposent un financement provisoire allant jusqu’à 1,25 M$. L’option 2 prévoit d’ordonner au Comité d’investissement communautaire d’utiliser tout l’éventail des subventions disponibles pour des projets individuels allant jusqu’à 100 M$. Cela nécessiterait une planification additionnelle, ce qui exigerait de reporter la date de lancement de janvier 2019. À ce moment-ci, le personnel recommande soit l’option 1, soit l’option 3, étant donné que cela n’affecterait pas la date de lancement de janvier 2019.
Une longue discussion suit sur le choix de financer des projets à hauteur de plus de 100 K$. On propose également qu’un certain montant du budget de 1,25 M$ soit affecté à des projets majeurs, et le reste des fonds affectés via le processus normal d’attribution des subventions.
Après une discussion approfondie, le conseil d’administration convient de maintenir tous les secteurs de financement tels quels, et de soutenir le financement d’un seul grand projet.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve :
• un budget provisoire pour l’AF20 afin d’y inclure le fonds de 1,25 M$ du PIC pour permettre le versement des subventions du programme, préalablement au processus budgétaire formel;
• le versement de subventions d’au plus 100 K$, à l’exception d’une subvention qui pourrait être supérieure à 100 K$ mais n’excédant pas 250 K$.
(Motion proposée par J. Kowalchuk, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)
14.Autres questions
14.1 Calendrier des activités du conseil d’administration pour 2019-2020
Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année qui vient. Les dates proposées jusqu’au 30 novembre sont acceptées telles que présentées.
15.Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Toronto le 28 février 2019, concomitamment avec le Forum canadien sur l’Internet.
16.Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
17.Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar, appuyé par R. Black, que la séance soit levée à 17 h 20.
